Berichte, Rechnungen und Dokumente direkt aus Excel versenden
Verbringen Sie Stunden damit, interne Berichte, Rechnungen oder Dokumente einzeln zu versenden?
MultiMail ist eine professionelle Lösung, um Geschäftsinformationen aus Excel innerhalb des Unternehmens zu verteilen, unter Verwendung von Outlook und unter Wahrung der Corporate Identity.
- Individuelle Anhänge: Rechnungen, Berichte, Verträge oder unterschiedliche Dokumente automatisch an jeden Empfänger senden – direkt aus Excel gesteuert.
- Unternehmenskommunikation: Ideal für Gehaltsabrechnungen, Berichte pro Standort, Rechnungen oder Zahlungserinnerungen.
- Datenschutz & Sicherheit: Alle Daten bleiben auf Ihrem Computer. Der gesamte Prozess ist lokal und 100 % sicher.
Nicht für E-Mail-Marketing entwickelt. Nicht geeignet für Kampagnen oder Newsletter.
Konzipiert für internen und geschäftlichen Einsatz: Personalwesen, Finanzen, Management, operative Bereiche und Bildung.
5 Wege, Ihre Kommunikation zu optimieren
MultiMail passt sich Ihren Bedürfnissen mit fortschrittlichen Lösungen für jede Versandart an:
1. Personalisierte Benachrichtigungen
Versenden Sie automatisierte, personalisierte Textnachrichten an jeden Empfänger basierend auf den Daten Ihrer Excel-Tabelle.
Beispiele: Interne Mitteilungen, Benachrichtigungen an Studierende, Zahlungserinnerungen oder Nachrichten an Kunden. Ideal für HR, Bildung und Kundenservice.
2. Individuelle Excel-Blätter
Trennen Sie Ihre Arbeitsmappe auf und senden Sie jeder Person absolut sicher nur das spezifische Excel-Tabellenblatt, das für sie bestimmt ist.
Beispiele: Budgets nach Niederlassungen, Verkaufsberichte, Bestandslisten oder personalisierte Auswertungen. Ideal für Finanzen, Operations und Controlling.
3. Dateien und Dokumente
Hängen Sie individuelle PDFs, Rechnungen, Geschäftsberichte oder Verträge gezielt und maßgeschneidert an jeden einzelnen Empfänger an.
Beispiele: Rechnungen, Zertifikate, Diplome, Berichte, Verträge oder vertrauliche Dokumente. Ideal für HR, Finanzen und Verwaltung.
4. Gefilterte Datentabellen
Fügen Sie dynamisch gefilterte Zellbereiche oder spezifische Datentabellen für ein personalisiertes Reporting direkt in den E-Mail-Text ein.
Beispiele: Kennzahlen nach Standorten, akademische Ergebnisse, Kontoauszüge oder operative Berichte. Ideal für Controlling, Bildung und Operations.
5. Mehrere Dokumente gleichzeitig pro Empfänger
Erweiterter kombinierter Modus: Hängen Sie mehrere unterschiedliche Dateien pro Kontakt an und betten Sie gleichzeitig Datenzusammenfassungen oder Kontrolltabellen direkt in den E-Mail-Text ein.
Beispiele: Alle Rechnungen des Monats, Gehaltsabrechnungen, Zertifikate, Verträge oder vollständige Dokumentensätze für denselben Empfänger. Ideal für Finanzen, HR und Shared Services.
Warum MultiMail für Ihr Unternehmen wählen?
Nutzen Sie Ihre Outlook-Signatur mit Logos und Bildern. Ihre E-Mails wirken seriös, nicht wie Spam.
Vorschau jeder Nachricht vor dem Versand. Stellen Sie sicher, dass jeder Anhang korrekt ankommt.
Alles wird auf Ihrem Rechner verarbeitet. Wir laden weder Kontaktlisten noch Dokumente in die Cloud hoch.
MultiMail in Aktion erleben
In 3 Schritten zur Anwendung
Entdecken Sie die vollständige Anleitung mit Schritt-für-Schritt-Videos.
Technische Features:
- Funktioniert mit Excel und Outlook 2016, 2019, 2021, 2024 und 365 (Desktop-Version).
- Format: Excel-Add-In (.xlam) für eine einfache Installation.
- Mehrsprachig: Verfügbar in Deutsch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Französisch und Italienisch.
- Verwaltung mehrerer Sendekonten und verschiedener Absender.
- Möglichkeit, Verzögerungen zwischen E-Mails zu planen, um Sperren zu vermeiden.
Zusätzliche Details:
📚 Lesen Sie unseren Blog-Artikel: Personalisierte vs Massen-E-Mails aus Excel und erfahren Sie, welche strategischen Vorteile die Priorisierung des individuellen E-Mail-Versands für Ihre Unternehmenskommunikation bietet.
Was können Sie mit Optipe MultiMail tun?
- ⚡ Personalwesen (HR): Sofortiger Versand von Gehaltsabrechnungen, unterzeichneten Arbeitsverträgen und vertraulichen internen Mitteilungen.
- ⚡ Controlling & Finanzen: Agile Verteilung von Berichten pro Niederlassung, Abschlussbilanzen, Budgetauswertungen und kritischen Reports.
- ⚡ Bildung & Universitäten: Massenversand von Notenspiegeln, direkten Mitteilungen an Studierende und personalisierten Zertifikaten oder Diplomen.
- ⚡ Vertriebs- & Debitorenverwaltung: Sicherer Massenversand von Monatsrechnungen, aktuellen Kontoauszügen und administrativen Zahlungserinnerungen.
- ⚡ Operations & Logistik: Exakter Versand von Inventartabellen und operativen Zuweisungen direkt an die zuständigen Bereichsleiter.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich unterschiedliche Anhänge pro Empfänger senden?
Absolut! Das ist unsere Kernfunktion. Definieren Sie in Excel, welche Datei (PDF, Gehaltsabrechnung, Bericht) zu welcher Person gehört, und MultiMail erledigt den Rest.
Sind meine Daten sicher?
Vollkommen. MultiMail läuft lokal auf Ihrem Firmenrechner. Wir speichern weder Ihre Kontakte noch Ihre vertraulichen Dokumente auf externen Servern.
Gibt es ein E-Mail-Limit?
MultiMail setzt keine Limits. Die Versandkapazität hängt von den Richtlinien Ihres Anbieters (Microsoft 365, eigene Firmenserver etc.) ab. Die Freemium-Version erlaubt bis zu 3 Versendungen pro Tag für jeweils maximal 10 Empfänger. Die PRO-Version ist komplett unlimitiert.
Benötige ich Outlook?
Ja, MultiMail nutzt direkt die Leistung, die Signatur und die Sicherheit der auf Ihrem Computer installierten Outlook-Desktop-Anwendung.
Optimieren Sie noch heute die Arbeitsabläufe Ihres Teams! Laden Sie die kostenlose Version herunter und erfahren Sie, warum Hunderte von Unternehmen MultiMail für die automatisierte interne Verteilung von Daten nutzen.
Ausprobieren. Verstehen.
MultiMail in Aktion: Beispiele
1. Leistungsboni und interne Mitteilungen in personalisierten E-Mails versenden:
2. Arbeitsblätter aus einer Arbeitsmappe versenden (Berichte pro Standort):
3. Dateien aus einem Ordner versenden (Rechnungen, Zertifikate oder Berichte):
4. Gefilterte Bereiche (Datentabellen) direkt im E-Mail-Text versenden:
Verlieren Sie zu viel Zeit mit manuellem E-Mail-Versand?
MultiMail es ist die sichere, souveräne Lösung, die Ihre Fachabteilung benötigt, um die Integrität interner Unternehmensdaten zu wahren und die Produktivität drastisch zu steigern.
Kennen Sie eine andere Abteilung, die ihre Berichte automatisieren möchte? Empfehlen Sie MultiMail weiter!
